Зачем руководителю нужен личный помощник. Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Должностная инструкция - это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

1. Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
2. Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
3. Оценивать деятельность как в период испытания, так и после него
4. Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Разработка и разделы инструкции

При составлении инструкции обычно пользуются положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Минтрудом России в 1998 году). Инструкция в виде проекта визируется разработчиками, согласовывается с представительным органом работников (при его наличии), утверждается руководителем.

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Ответственность

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Особенности должностной инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя — ответственная должность

Помощник руководителя - особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.

Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов - вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.

Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.

Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.

Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции. Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:

• Подробное определение круга полномочий
• Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
• Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
• Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
• Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.

Общие требования к помощнику руководителя

Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования

Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:

1. Высшее образование
2. Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
3. Владение иностранными языками.
4. Навыки делового общения, письма и этикета
5. Владение офисной техникой
6. Стрессоустойчивость

Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.

Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.

Обязанности и права

Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:

• Выполнение непосредственных заданий руководства
• Планирование и координация рабочего времени руководителя
• Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
• Составление и редактирование
• Контроль конфиденциальности и сохранности документации

Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:

1. Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
2. Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
3. В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.

Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За - в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За - согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

Мнение юриста-эксперта:

Статья 81 п.3 ТК РФ содержит основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Оно связано с профессиональной пригодностью работника. Это основание должно быть подтверждено результатами аттестации. Составляя должностную инструкцию для помощника руководителя, необходимо детально прописать в ней все квалификационные требования к специалисту.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

О его месте в системе управления часто говорят, о его роли в современном бизнесе много написано, сфера его влияния расширяется, а функционал усложняется из года в год. Неизменным остается только его статус. Помощник – кто он? Чем занимается? Почему его скромная персона привлекает к себе столько внимания?

Из истории профессии

Считается, что первые помощники появились в Древнем Риме. Римская юриспруденция, выработавшая формулы для правовых сделок, нуждалась в облачении их в традиционный письменный вид. Постепенно механическая работа над правовыми материалами становится не только более самостоятельной, творческой, но и почти исключительной. Ее представителями в эпоху республики были scribae и exceptoreset notarii – писцы, занимавшиеся облечением правового материала в документальную форму. Scribae состояли на государственной службе, exceptores et notarii – на службе у частных лиц. Должность scribae могли занимать лишь римские граждане, не лишенные гражданской чести, а лица, подвергшиеся умалению гражданских прав, не имели доступа к этой должности. Избрание их было пожизненным и не ограничивалось сроком службы, а простиралось и на преемников. Scribae мог уступить свое место другому лицу за вознаграждение.

Из более способных писцов магистраты избирали себе помощников, в обязанность которых входило изготовление публичных документов (tabulae publicae) и ведение общественных счетов (rationes), вследствие чего они и назывались scribae librarii. Помощники занимали высокое общественное положение. Одним из дошедших до нас из глубин веков является имя приближенного помощника древнеримского императора Августа – Мецената, выполнявшего дипломатические, политические и частные поручения. Его покровительство поэтам, художникам и ученым сделало имя «Меценат» нарицательным.

Кого берут в помощники?

Руководитель сегодня – это прежде всего лидер, который отличается интеллектом, гибким мышлением, способностью к анализу и самоанализу, эмоциональной зрелостью, организаторскими способностями и удивительной работоспособностью. Естественно, что такой руководитель не может существовать в вакууме. Он нуждается в связующем звене, проводнике своих идей, задач, в человеке, который возьмет на себя решение многих проблем, освободит от бремени текучки. Чем быстрее развивается бизнес, тем крупнее компания и успешнее руководитель, а значит, потребность в серьезном помощнике становится насущной.

Выбирая себе персонального ассистента, успешный руководитель заявляет максимально высокие требования не только к его образованию, профессиональным качествам, опыту работы, практическим навыкам, но и к личностным характеристикам.Персональный ассистент – это не столько должность, сколько особый статус доверенного лица, в котором нуждается руководитель. Персональный ассистент – это профессионал, ответственный человек, способный взять на себя огромные обязанности по обеспечению деятельности руководителя, освободить его от нерациональной траты времени.

Действительно профессионального помощника найти сложно. Опытный специалист по подбору персонала подходит со всей ответственностью к выбору личного помощника руководителя: даже не рассматривает предложения соискателей, часто меняющих работу, без образования, опыта работы, не вызовут его интерес и резюме, составленные с грамматическими и стилистическими ошибками.

Бытует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка.

Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы прекрасного пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

● обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

● иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

● быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

● иметь широкий кругозор, грамотную речь;

● уметь брать на себя ответственность;

● иметь хороший вкус;

● быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.

Обязанности помощника

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

● административная поддержка руководителя;

● планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей;

● информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.;

● ведение деловой переписки руководителя;

● подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров;

● участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах, в поездках и т.п.;

● организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга);

● осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;

● устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч;

● организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность;

●подготовка отчетности о расходах;

● выполнение личных поручений руководителя.

Данный перечень не является полным, в конкретной компании обязанности помощника могут варьироваться.

О доверии

Вопрос доверия – тот самый краеугольный камень, основа основ, на котором строится вся система взаимоотношений «помощник – руководитель». Для многих руководителей помощник – это не просто доверенное лицо, человек, обличенный тайной знания, но и почти член семьи. Степень доверия иногда столь высока, что ему доверяют конфиденциальную информацию, номера счетов в банках, платежные карты и пин-коды, крупные денежные суммы, шифры от сейфов, печати компании и личные секреты. Именно поэтому многие помощники обеспечивают не только организацию служебной деятельности руководителя, но и решают его семейные и домашние проблемы: покупают подарки членам семьи, заказывают корзины цветов близким, подбирают домашний персонал, организуют детские каникулы и т.п.

Важно помнить, что доверие оказывают помощнику, который:

● искусно владеет навыками делового общения;

● умеет слышать и слушать;

● соблюдает субординацию;

● сохраняет нейтралитет и конфиденциальность;

● поддерживает баланс между уверенностью и уступчивостью, имеет собственное мнение, готов отстаивать свою позицию, но хорошо понимает, когда это необходимо, а где нужно отступить.

Плюсы и минусы профессии

Начнем с того, чем обычно заканчивают, скромно оставляя «на потом», – с вопроса об оплате труда. Весьма высокие требования, предъявляемые к кандидатам на вакансию «личный помощник руководителя», так же как и серьезные предложения соискателей значительно подняли планку зарплатных ожиданий и предложений. В Москве приблизительная средняя заработная плата помощника руководителя варьируется от 40 до 60 тыс. руб., в регионах – от 20 до 30 тыс. Наличие опыта работы, рекомендаций, знание иностранных языков позволяют кандидату претендовать на более высокое вознаграждение.

Ежедневный управленческий опыт, возрастающий уровень ответственности, изменение характера решаемых задач позволяют помощнику приобретать на этой позиции бесценные знания. Помощник – должность, предполагающая постоянный рост и самореализацию, усовершенствование личностных качеств, способностей, талантов; открывающая реальные перспективы профессиональной деятельности. Учитывая все вышеперечисленное, профессиональный помощник в дальнейшем может претендовать, как минимум, на должность заведующего секретариатом, канцелярией, управления делами, но возможно и иное развитие событий – исполнительный, административный, управляющий директор или организация собственного бизнеса.

Оборотная сторона любой профессии – это та цена, которую мы платим за овладение профессиональными навыками. Рабочий день помощника длится дольше, чем рабочий день руководителя, поэтому зачастую начинается рано утром и заканчивается поздним вечером. Кроме того, личный помощник должен быть доступным для своего шефа практически круглосуточно. Если у руководителя только один ассистент, иногда сложно даже взять выходной, уйти в отпуск – помощник жестко ограничен отпускными рамками своего руководителя.

Кроме того, сложившиеся взаимоотношения, сработанность, личная привязанность к руководителю зачастую играют против желаний и стремлений что-либо изменить, делают помощника заложником конкретного должностного лица, а следовательно, и профессии.

Должность помощника необходимо рассматривать как стартовую площадку, а его карьерный и личностный рост зависит от целеустремленности, четкого осознания своих возможностей, желаний и количества приложенных усилий.

Имя в истории

Имена деятелей, оставивших след в истории мировой политики, культуры, науки, дипломатии известны всем, а вот имена их помощников, взявших на себя тяжелый и порою неблагодарный труд, способствующий рождению многих достижений, история не всегда сохраняет для потомков.

Павел Иванович Ягужинский (1683–1736) – помощник Петра I, государственный деятель и дипломат. Человек деятельный и энергичный, с 1701 года он стал неизменным спутником Петра I во всех походах и заграничных поездках, всюду оказывался на своем месте и заслужил расположение царя. В разные годы занимал должности генерал-прокурора Сената, полномочного министра при польском сейме в Гродно, кабинет-министра, был посланником в Вене, послом в Берлине. Петр I неоднократно доверял ему важные дипломатические миссии. Павел Иванович вел весьма непростые переговоры с королями Дании и Пруссии. Ягужинский как личный доверенный царя принимал участие во всех без исключения европейских конгрессах. В том числе и потому, что владел английским, немецким, испанским и французским языками, не говоря уже о польском и литовском. Император не ошибся в своем выборе генерал-прокурора. Ягужинский ревностно и очень оперативно выполнял все поручения Петра I. Он никогда не волокитил исполнение, как это частенько практиковали другие вельможи, а, получив какое-либо задание, уже через день-другой рапортовал Петру I о результатах.

Современники, наблюдавшие за Ягужинским на службе, единодушны в оценках: «Видный мужчина, с лицом неправильным, но выразительным и живым, со свободным обхождением, капризный, самолюбивый, был умен и очень деятелен; он в один день делал столько, сколько другой не успевал в неделю».

Петр Петрович Коновницын (1764–1822) – помощник Михаила Кутузова, генерал-адъютант, граф.Необыкновенно отважный и азартный к боевым делам, Петр Петрович в то же время был отличным штабным работником, предельно аккуратным, прилежным и пунктуальным.

Современники оценивали его как «необыкновенный тип русской натуры». После отступления из Москвы Кутузов назначил Коновницына дежурным генералом штаба русской армии, на плечи которого лег огромный груз организационной работы в армии: снабжение боеприпасами и продовольствием, фуражом и медикаментами, обмундированием и транспортом. Это назначение не было случайным: Михаилу Илларионовичу, при общей растерянности после потери Москвы, нужен был рядом уравновешенный и твердый человек. Кроме того, честный Коновницын как бы нейтрализовал начальника штаба Л. Беннигсена, интриговавшего против Кутузова. С этого времени Петр Петрович стал первым докладчиком у главнокомандующего, через него проходила вся боевая переписка Кутузова с подчиненными ему военачальниками.

В 1815–1819 гг. Коновницын занимал должность военного министра, с 1819 г. – член Государственного совета, начальник военно-учебных заведений, главный директор Пажеского и других кадетских корпусов и Царскосельского лицея.

Шарль Морис Талейран-Перигор (1753–1838) – помощник Наполеона Бонапарта, выдающийся французский полководец и государственный деятель. С его именем связана целая эпоха: королевская власть, революция, империя Наполеона, реставрация, июльская революция. Судьба связала этих людей на 14 лет. Наполеон ценил Талейрана: «Это человек интриг, человек большой безнравственности, но большого ума и, конечно, самый способный из всех министров, которых я имел». Талейран стал кавалером всех французских орденов и почти всех иностранных. Еще в 1807 г., на пике могущества Наполеона, Талейран задумался над тем, как долго будет продолжаться триумф императора. Будучи искушенным политиком, Талейран почувствовал, что пора уходить, и покинул министерский пост. Многоопытный дипломат не ошибся, предугадав крах Наполеона. Талейран, проявив чудеса дипломатии, убедил союзников оставить трон не наследникам Наполеона, а королевской фамилии – Бурбонам и, опять оказавшись в фаворе, стал министром иностранных дел и главой правительства в третий раз.

Алексей Андреевич Аракчеев (1769–1834) – помощник трех царей – Павла I, Александра I, Николая I.

Служил в гатчинском гарнизоне, переданном в полнейшее управление цесаревичу Павлу Петровичу, будущему императору Павлу I. На одном из таких смотров исполнительного поручика Аракчеева и заметил будущий император. Вскоре Аракчеев стал комендантом дворца, к своим обязанностям относился с исполнительностью и усердием – в любое время суток был на службе. При Павле I к своим 28 годам Аракчеев дослужился до коменданта Санкт-Петербурга и получил баронский герб, в который, с разрешения императора, вписал девиз: «Без лести предан». При Александре I приступил к широкому насаждению военных поселений, идея создания которых давно занимала его мысли, с 1815 г. фактически сосредоточил в своих руках руководство Государственным советом, Комитетом министров и Собственной его императорского величества канцелярией, был единственным докладчиком царю по большинству ведомств. С 1817 г., в царствование Николая I, занимал пост главного начальника военных поселений. Аракчеев отказался принять участие в подавлении восстания декабристов, за что и был отправлен Николаем I в отставку

Фридрих Энгельс (1820–1895) –помощник Карла Маркса, один изосновоположников научного коммунизма. Встреча с Марксом, состоявшаяся в Париже в 1844, положила начало творческому содружеству, продолжавшемуся вплоть до смерти Маркса. Энгельс активно участвовал в организации и деятельности «Союза коммунистов», вместе с Марксом написал программу Союза – «Манифест Коммунистической партии» и издавал «Новую Рейнскую газету», в 1849 г. участвовал в вооруженном восстании в юго-западной Германии. Получив наследство от отца, Энгельс оказывал постоянную материальную помощь Марксу. Вместе с Марксом руководил деятельностью I Интернационала. После его смерти принялся за издание томов «Капитала», составив из черновых рукописей Маркса окончательный текст.

Николай Константинович Рерих (1874-1947 гг.) – русский художник, философ, ученый, писатель, путешественник, общественный деятель, политик. Написал около 7000 картин и создал почти 30 литературных трудов, автор и инициатор Международного Договора об охране художественных и научных учреждений и исторических памятников (Пакт Рериха), основатель международного движения в защиту культуры. В 24 года стал помощником директора музея при Императорском Обществе Поощрения Художеств и одновременно помощником редактора художественного журнала «Искусство и художественная промышленность». Через три года занял должность секретаря Императорского Общества Поощрения Художеств.

Евгений Петрович Петров (Катаев) (1903–1942) – помощник русского прозаика Ильи Ильфа, писатель. Вместе с И. Ильфом написал пользовавшиеся огромной популярностью романы «Двенадцать стульев» и «Золотой теленок». В 1932–1937 годах Ильф и Петров писали фельетоны для газеты «Правда», в этот промежуток совершили путешествие по США, результатом которого явилась совместная книга «Одноэтажная Америка».

Творческое сотрудничество писателей прервала смерть Ильфа в 1937 году. Петров поступает на службу в газету «Правда», пишет киносценарии.

Во время Великой Отечественной войны работает корреспондентом газет «Правда», «Красная Звезда», Совинформбюро. Награжден орденом Ленина.

Игорь Васильевич Курчатов (1902–1960) – помощник физика Абрама Федоровича Иоффе, выдающийся физик, академик АН СССР, первый и многолетний руководитель советской ядерной программы.

В Курчатове органично сочетались таланты физика и организатора. Именно на него пал выбор академика А.Ф. Иоффе, который добился разрешения организовать в своем институте отдел ядерной физики и рекомендовал назначить руководителем атомной программы именно Курчатова – и это во многом определило быстрый успех разработки ядерного оружия. В 1943 г. Игорь Васильевич основал и возглавил институт, впоследствии получивший название Института атомной энергии АН СССР. Под его руководством был сооружен первый в Москве циклотрон, первый в Европе атомный реактор, созданы первая советская атомная бомба, первая в мире термоядерная бомба, сооружены первая в мире промышленная атомная электростанция и крупнейшая установка для проведения исследований по осуществлению регулируемых термоядерных реакций. 104-й элемент периодической системы Менделеева назван в его честь курчатовием.

Юрий Михайлович Батурин (1949 г.р.) – помощник Президента Российской Федерации, российскийполитик, ученый (юрист и политолог), летчик-космонавт (382-й космонавт мира и 90-й космонавт России), Герой Российской Федерации, Секретарь Союза журналистов Российской Федерации.

С 1993 по 1994 гг. работал помощником Президента России по правовым вопросам, в 1994–1996 – по вопросам национальной безопасности, в 1996–1998 – помощник Президента России. В 1998 г. назначен на должность космонавта-испытателя Российского государственного научно-исследовательского испытательного центра подготовки космонавтов им. Ю.А. Гагарина. С 2000 г. – заместитель командира отряда космонавтов по научно-исследовательской и испытательной работе. Это первый случай назначения гражданского лица на административную должность в военном отряде космонавтов, каковым является отряд ЦПК. С 2008 г. – член Научного совета при Совете Безопасности Российской Федерации.

М.Е. Тарасова,
руководитель организационно-административной службы
ЗАО «НК Руснефтехим»

Существует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка. Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы женского пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

Обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

Иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

Быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

Иметь широкий кругозор, грамотную речь;

Уметь брать на себя ответственность;

Иметь хороший вкус;

Быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.

Нужно отметить и такой нюанс жизни личного помощника руководителя как его личная жизнь. Об этом знает Е.В. Майорова, директор по персоналу компании «ПРАЙМ ДЕВЕЛОПМЕНТ

Помощник руководителя, как и любой человек, имеет право на личную жизнь. Но, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. Решение задач, поставленных руководителем, отнимает колоссальное количество сил и времени, а между тем круг собственных знакомых существенно становится меньше из-за постоянной занятости. Проходит большое количество времени, а с утра и до утра приходится решать чужие проблемы. Незаметной становится г грань между работой и личной жизнью, а жизненный цикл приемлемый для большинства людей – 8 часов сна, 8 часов работы и 8 часов развлечений и отдыха, – не реализуется ни в один из дней недели. В большинстве случаев это кончается неделовыми отношениями. Предложений от работодателей о вакантном месте хорошо оплачиваемого секретаря-референта и помощника руководителя часто встречаются на сайтах и в специализированных СМИ по трудоустройству, но не мало желающих занять данную должность. Различные истории женских романов о девушках задумывающихся и пытающихся устроить личную жизнь на работе убеждают что это возможно. При каких условиях сюжет из женского романа может воплотиться в реальной жизни, можно представить из жизненных наблюдений за коллегами, друзьями работающих на данных должностях, просмотров сайтов кадровых агентств по поиску работы. Например, когда руководитель целенаправленно ищет референта с определенным набором качеств для исполнения не только стандартных обязанностей из должностной инструкции, но и для других функцийнередко неделового характера. Данная традиция, перешедшая в нашу страну с Запада получила широкое распространение в России еще с перестроечных времен. в настоящее время достигает наивысшего пика популярности.

Также распространен и такой момент, что помощник после первого месяца работы сталкивается с притязаниями со стороны директора, не совпадающими с его жизненными ценностями и принципами. Бывает, конечно, что ж изненные принципы могут измениться у помощника, могут появиться взаимные симпатии,. Но, зачастую в этой ситуации все обычно одними намеками со стороны руководителя не заканчивается. А в случае отказа обязательно последуют недомолвки, публичные недовольства, замечания и увольнение. Также может быть постепенное развитие деловых отношений между руководителем и помощником. Со временем люди просто привыкают друг другу, встречаясь и общаясь по вопросам бизнеса в течение нескольких месяцев или лет совместной работы. Финал в таких случаях имеет широкую вариативность: от надоедания друг другу и расставания до оформления отношений. Как бы ни были разнообразны сюжеты из жизни помощников, все-таки решение достичь карьерной цели, определенного материального достатка, завязывая личные отношение с руководителем, вряд ли можно считать удачным. Чаще всего неосуществимыми являются и мечты референта об удачном замужестве с руководителем. Как бы то ни было, поразмышлять над чужим опытом референтов-помощников, уже прошедших аналогичный путь, будет не лишним. Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного. Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото – частое требование для соискателей данной вакансии. И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ответственны за свой бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте – успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.д В силу сложившихся стереотипов считается, что кандидат, устраивающийся на должность помощника руководителя, ищет легких путей в жизни, в частности – успешной карьеры, а возможно, и рассчитывает на удачную личную жизнь. Однако, как показывает опыт, в реальности ожидания помощника и руководителя редко совпадают. Помощник, чаще молодая девушка, ожидает глобальных изменений не только в карьерном плане, но и в личной жизни уже в силу своего возраста, и совершенно иные планы, как правило, – у руководителя. Знаки внимания, комплименты, руководителя воспринимаются помощником как потенциальное предложение о долгосрочных отношениях. О том, что руководитель устает от бизнес-рутины и семейных проблем и ему иногда хочется приятно провести время. Руководитель не вынашивает далеко идущих планов относительно долгосрочных отношений,. И если карьера у помощника не складывается, что выражается в отсутствии перемещения на иную должность в первые два-три года работы, ему лучше просто уволиться из компании.

Генеральный директор консалтинговой компании как-то поделился со мной тем, каким ему видится идеальный помощник, из обязательных качеств он указал чтоб обладала личностными качествами как доброта и отзывчивость, интеллектом, внимательностью. Здесь подразумевались и неформальные отношения. Потенциальному помощнику фактически предлагается роль второй жены – которую руководитель скрывает ото всех.. В это ситуации за женщину радоваться затруднительно. Но её никогда не будет устраивать второстепенная роль. Наоборот, с течением времени душевный конфликт женщины-помощника становится все острее, ведь чем дольше длятся деловые и неформальные отношения, тем больше появляется невидимых нитей и взаимосвязей между людьми. Ситуация весьма осложняется после рождения общего ребенка, который в обычной семье больше укрепляет брак, нежели разрушает, чего нельзя сказать о ситуации негласного совместного существования, скрываемого обычно от друзей, родственников и жены. Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Выполнение «расширенных обязанностей» заставляет референтов проводить с руководителями неограниченное количество времени, решая их дела, в том числе личные. Все бы ничего, если бы не излишняя погруженность в дела руководителя, она создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке. Такие отношения повышенной доверительности могут создать у женщины ощущение привязанности, а иногда и способствовать зарождению зависимости от руководителя. В такой ситуации развязка может быть плохой. Как показывает практика, не только помощник может зависеть от руководителя. Руководитель тоже может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого.Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться – ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе. Руководитель оказывается в зависимости от настроения помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом. И если поначалу всех все устраивает, то впоследствии может бумерангом вернуться к руководителю не победами, а бедами в бизнесе. Играть одновременно роль помощника и любовницы удается далеко не каждому референту – об этом руководителю следует задуматься уже на начальном этапе неформальных отношений со своим помощником. Охлаждение в отношениях, характерное для большинства служебных романов между руководителем и его помощником, обязательно когда-то наступает, иногда – совсем неожиданно для обеих или одной из сторон. Длительность периода делового и неделового общения, посвящения помощника в тайны «мадридского двора» у всех «пар» бывает различная (в основном, от одного года до четырех лет). За это время личная жизнь перемешивается с работой, как коктейль в миксере. Что же делать? Вопрос исконно русский, часто звучащий при столкновении человека со сложной проблемой. А серьезная проблема здесь налицо: происходит «прирастание» к человеку и его интересам, и, возможно, абсолютно бесперспективное. Минорная направленность развития таких романов – характерная особенность личной жизни помощника руководителя. Забота о руководителе начинается из-за исконно женской потребности опекать, которая постепенно перерастает в привычку. И что самое неприятное, именно эта привычка становится камнем преткновения, постепенно затягивающим помощника в болото отношений без конкретного будущего. А далее следует потеря чувства ответственности за свою судьбу и плохо скрываемая зависимость от руководителя – представителя «сильных мира сего». О тех, кому удалось-таки выйти замуж за своего руководителя и сделать блестящую карьеру за счет протекции мужа-бизнесмена, мало сообщается в прессе, и именно потому, что в жизни такое случается довольно редко. Но все же и такое бывает! Мой знакомый, генеральный директор юридической компании, как-то пытался доказать мне, что в жизни все возможно... Его роман с личным помощником закончился удачно для обоих, если так можно, конечно, считать. Он женился на молодой помощнице, оставив прежнюю семью. Его мнение звучало в моих ушах, как колокольный набат: оказывается, «надо попробовать в жизни все: открыть собственное дело, поменять жену, если возникнет такая необходимость, а по возможности – поменять и родину, уехав за границу». И если с мнением насчет «пробы пера» в области открытия собственного бизнеса, вполне вписывающимся в жизненные принципы любой зрелой личности, согласится, пожалуй, каждый, то по вопросу смены жены и родины будет, полагаю, вестись широкая дискуссия, и оппонентов у данного мнения будет гораздо больше, нежели защитников. Так вот, сейчас его молодая жена возглавляет новое и самое сложное направление бизнеса – производство трикотажа. Она встает раньше мужа, уже с восьми утра она на работе и лишь поздним вечером, около десяти, возвращается домой. Получается, что только очень энергичные и трудолюбивые помощницы, готовые встать в ряды постоянно занятых бизнес-вуман, работающих очень интенсивно, по 12–14 часов в сутки, могут надеяться на это самое удачное замужество.

И все же для российских бизнесменов предложение руки и сердца собственному секретарю – совсем не характерный шаг, впрочем, как и для их зарубежных коллег. Мечта девушек и женщин, устраивающихся на должность помощника директора с целью удачного замужества, сродни мечте заполучить крупный выигрыш в казино: все зависит от того, как фишка ляжет. Однако, по наблюдениям, в казино ходят играть лишь очень богатые и обеспеченные люди, которые чаще проигрывают, чем выигрывают, и им все нипочем – беднее они не становятся. А когда ставкой является собственное благополучие, как в случае с помощницей, не нашедшей жизненного «пристанища» в роли законной жены и соратницы собственного руководителя, может, не стоит рисковать? Любовь в начале корпоративной пьесы не обязательно заканчивается счастливым браком в ее финале.

("Секретарь-референт" №10 2007)

Каким должен быть профессиональный ассистент руководителя?

Портрет ассистента руководителя. Каким он должен быть.

Ассистент руководителя – это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Персональный ассистент – это отдельный подвид в иерархии административных специальностей. Для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа – всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) – необходим руководителю или собственнику крупных компаний. Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь-помощник – необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Офис-менеджер – необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Секретарь на ресепшен – необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря – это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента – это управление производительностью руководителя.

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

• ведение документации;
• тайм-менеджмент;
• организация рабочих мероприятий;
• работа заместителем (функции второго лица);
• финансовая грамотность;
• управление секретариатом;
• поддержание деловых контактов;
• travel-сопровождение;
• работа переводчиком;
• управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
• организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

• владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
• способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
• курировать отдельные бизнес-проекты;
• самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
• быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
• выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

• организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
• личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
• организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
• контроль подрядчиков и служб в других странах;
• тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах;
• письменный перевод документов;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя.

• необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания – от ресторанов до подарков;
• если у руководителя есть дети – контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
• организация отдыха – от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
• организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
• отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров – от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
• знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
• организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
• следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
• организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

Какими качествами обладают лучшие ассистенты руководителя?

Абсолютная преданность – 22 %. Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника – искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность – 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект – 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию – 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия – соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты – 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов – это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность – 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм – 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива – 2 %. Инициативность – это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника – это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна – скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Портрет ассистента по мнению руководителей – преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Какими личными качествами должен обладать ассистент:

• умение подчиняться, чувствовать настроение;

Рассказывают историю, мол, в старые времена одна начальница перед тем, как дать сотруднице отгул, велела ей посадить под окнами семь розовых кустов, вымыть полы, прополоть грядки, намолоть кофе на семь недель и много чего еще. Кто знает, может, и врут. Дело-то давнее.

"Компетентность есть способность обнаружить и удовлетворить личные вкусы начальства" (Лоренс Питер).

Но в отношении розовых кустов люди по-прежнему делятся на две категории: первые покорно отправляются на грядку, а вторые пытаются разобраться, что босс имел ввиду на самом деле.

Трактовать поручения шефа - искусство, но ему можно и нужно учиться. К любой производственной задаче стоит подходить осознанно. И священных директив босса это тоже касается: лучших успехов порой добивается тот, кто читает между строк и верно истолковывает задания начальства.

Полезно, когда вопрос "Зачем?" опережает все "Как?", "Когда?" и "Что мне за это будет?", но не обязательно (а иногда и вредно) задавать этот первый вопрос шефу напрямую. В идеале цель - научиться работать с опережением, отбрасывая заведомо ненужные задачи, но при этом не навредить себе и делу.

Догадаюсь сама

Как-то я вырвалась пообедать с Таней. Мы учились вместе, а потом я свернула на тропу журналистики, а она уверенно зашагала по жизни в роли помощника гендиректора крупной турфирмы. Еще не принесли горячее, а ее мобильный уже настойчиво подал голос из сумочки.

Таня молниеносно открыла ежедневник и принялась что-то записывать, время от времени повторяя: "Да. Хорошо. Я все сделаю... Да! Обязательно! Непременно!" Исписав две страницы, она закончила разговор и попросила еще минуточку, чтобы привести записи в порядок.

Секунд 10 она пристально вчитывалась, а потом вычеркнула добрую треть пунктов, а половину оставшихся отметила плюсом. Я удивилась, но Таня быстро расставила точки над i.

На вопрос, как стать помощником руководителя, она ответила, что руководствуется простым принципом: прежде чем приступить к выполнению задачи, стоит задать себе вопрос, зачем это нужно. Ответ на него автоматически переводит ряд поручений в список необязательных.

Скажем, если шеф просит сделать анализ цен среди нескольких компаний в регионе, то он наверняка собирается ремонтировать помещение, но еще не готов сказать ей об этом. Не готов - и не надо, она сама догадалась.

А еще у нее есть знакомый в строительном агентстве, который подыщет лучший офис по лучшей цене, а значит, и анализ не обязателен (главное, потом правильно сформулировать свое предложение). Результат - минус несколько часов кропотливой работы.

Как стать помощником руководителя: психологический портрет

Личный помощник руководителя – профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений.

Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств доверенного лица. Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.

При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные человеческие качества. Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями.

Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики – это могут быть поручения и личного характера. Если вы человек сентиментальный и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа.

Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью – повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом.

Помощник руководителя, обязанности которого – ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.

Видео-материалы по теме статьи

Что должен уметь каждый руководитель:

Обязанности личного помощника:

Как проходит собеседование: